桂經(jīng)職院字〔2022〕24號

各處室、二級學(xué)院、附屬中職：

現(xiàn)將《廣西經(jīng)濟(jì)職業(yè)學(xué)院基建、采購項(xiàng)目招投標(biāo)資料管理規(guī)定》印發(fā)給你們，請遵照執(zhí)行。

                                                                                                              廣西經(jīng)濟(jì)職業(yè)學(xué)院

                                                                                                              2022年8月25日

廣西經(jīng)濟(jì)職業(yè)學(xué)院基建、采購項(xiàng)目招投標(biāo)資料管理規(guī)定

為規(guī)范學(xué)校基建、采購項(xiàng)目招投標(biāo)資料管理工作，實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)招投標(biāo)資料管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化，特制定本規(guī)定。

一、適用范圍

本規(guī)定適用于學(xué)校具有基建、采購項(xiàng)目招投標(biāo)業(yè)務(wù)工作的各級部門，包括教務(wù)科研處、后勤保衛(wèi)處、基礎(chǔ)建設(shè)中心、資產(chǎn)管理發(fā)展中心、現(xiàn)代教育信息技術(shù)中心等部門。

二、定義

本規(guī)定所稱的基建、采購項(xiàng)目招投標(biāo)過程資料,是指學(xué)校在各項(xiàng)基建、采購項(xiàng)目招投標(biāo)工作中直接形成的具有保存價(jià)值的各種門類、載體的歷史記錄。

三、職責(zé)

（一）招投標(biāo)部門職責(zé)。負(fù)責(zé)招投標(biāo)過程資料的收集、整理、立卷和歸檔移交工作，特別是做好中標(biāo)單位有關(guān)材料的移交工作，接受學(xué)校綜合檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

（二）學(xué)校綜合檔案室職責(zé)。負(fù)責(zé)指導(dǎo)相關(guān)部門做好招投標(biāo)過程資料的歸檔接收和保管工作。

四、管理規(guī)程

（一）歸檔范圍及分類

 1.內(nèi)部歸檔范圍與分類：

（1）學(xué)?；虿块T召開的各級、各類相關(guān)工作會議和重要的專業(yè)會議文件材料、會議紀(jì)要、會議決議、會議簽到表等,包括部門工作會、業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)會、清標(biāo)評標(biāo)會、定標(biāo)會、領(lǐng)導(dǎo)辦公會議。

（2）各項(xiàng)招投標(biāo)工作資格預(yù)審文件、考察報(bào)告、評標(biāo)報(bào)告、中標(biāo)通知等重要發(fā)文文件（含電子郵件復(fù)印件）。

（3）招投標(biāo)工作的各種審批、會簽文件的審批頁（電子版及復(fù)印件）。

（4）各種招投標(biāo)過程文件電子版,包括招標(biāo)/詢價(jià)文件、合同文件。

（5）招投標(biāo)過程中與相關(guān)部門的發(fā)文文件（含電子郵件）。

（6）各投標(biāo)單位的投標(biāo)材料、補(bǔ)充材料等。

2.移交綜合檔案室存檔資料范圍與分類及移交時(shí)間：

（1）所有招投標(biāo)過程資料、審批會簽文件、合同及招投標(biāo)圖紙。

（2）對審計(jì)的情況說明。

（3）歸檔時(shí)間：招投標(biāo)工作合同簽署完成后21個(gè)工作日內(nèi)移交至綜合檔案室。

（二）歸檔標(biāo)準(zhǔn)

基建、采購等招投標(biāo)部門負(fù)責(zé)招投標(biāo)過程資料的收集、整理和歸檔移交,綜合檔案室負(fù)責(zé)招投標(biāo)過程資料的歸檔接收。移交清單由經(jīng)辦人及項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽字移交,再由檔案管理員簽字接收。

附件：1.基建、采購項(xiàng)目招投標(biāo)文件移交清單

    2.中標(biāo)單位招投標(biāo)資料明細(xì)移交清單

附件1

基建、采購項(xiàng)目招投標(biāo)文件移交清單

移交人：                                      接收人：

日  期：                                     日  期：

備注：此表需統(tǒng)計(jì)招投標(biāo)項(xiàng)目中所涉及的所有投標(biāo)單位，包括中標(biāo)和未中標(biāo)單位，中標(biāo)單位放在前面。

附件2

中標(biāo)單位招投標(biāo)資料明細(xì)移交清單

移交人：                     接收人：

日  期：                    日  期：

備注：此表填寫中標(biāo)單位投標(biāo)過程中形成的具有保存價(jià)值的各種門類、載體的歷史記錄。