（桂檔發(fā)〔2009〕12號(hào)）

本規(guī)定對(duì)照片檔案數(shù)字化工作流程提出具體的技術(shù)要求，適用于檔案館（室）照片檔案的數(shù)字化加工、驗(yàn)收及數(shù)據(jù)管理。

1  照片檔案數(shù)字化基本要求

1.1  加工范圍

為永久或長(zhǎng)期保存的、社會(huì)利用價(jià)值高的照片檔案。

1.2  基本環(huán)節(jié)

照片檔案數(shù)字化的基本環(huán)節(jié)為：檔案整理、檔案數(shù)字化、圖像處理、圖像存儲(chǔ)、目錄建庫(kù)、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)管理等。

1.3  過(guò)程管理

1.3.1  建立照片檔案數(shù)字化加工安全保密管理制度,確保檔案原件和數(shù)字化檔案信息的安全。

1.3.2  建立照片檔案數(shù)字化的臺(tái)帳制度,在數(shù)字化各環(huán)節(jié)均進(jìn)行詳細(xì)登記，以備查考。

2  照片檔案整理

在照片檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描前，應(yīng)進(jìn)行整理，確保數(shù)字化質(zhì)量。

2.1  目錄審核

根據(jù)照片檔案的實(shí)際情況，按照《檔案著錄規(guī)則》（DA/T 18）、《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T 11821—2002）以及《廣西照片檔案目錄數(shù)據(jù)采集方案》、《廣西壯族自治區(qū)機(jī)關(guān)照片檔案整理規(guī)則（試行）》等要求，核實(shí)目錄的準(zhǔn)確性，規(guī)范目錄著錄內(nèi)容。有不規(guī)范或錯(cuò)誤的題名、照片號(hào)、攝影時(shí)間、攝影者、底片號(hào)等，應(yīng)對(duì)目錄進(jìn)行修改，為建立照片檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)做準(zhǔn)備；已建立照片檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的，則對(duì)已錄入計(jì)算機(jī)的目錄數(shù)據(jù)與原件進(jìn)行檢查核實(shí)。

2.2  照片檢查

2.2.1  檢查照片保存狀況，對(duì)照片破損、變形、污漬、霉斑、褪色等情況進(jìn)行登記。

2.2.2  在掃描前對(duì)照片的破損、變形、污漬、霉斑、褪色等情況不做任何技術(shù)復(fù)原，但在確保不會(huì)損傷照片的前提下，應(yīng)對(duì)照片進(jìn)行簡(jiǎn)單的清潔處理，如去除灰塵、污漬或霉點(diǎn)等，以提高掃描圖像質(zhì)量。

2.3  檔案整理登記

對(duì)照片檔案整理過(guò)程進(jìn)行登記，包括目錄審核、修改情況，照片檢查情況等，作為數(shù)字化其他工作環(huán)節(jié)的依據(jù)（參見(jiàn)附表1）。

3  照片檔案數(shù)字化

3.1  數(shù)字化方式

3.1.1  掃描

3.1.1.1  根據(jù)照片幅面的大小選擇相應(yīng)規(guī)格的掃描儀進(jìn)行掃描。如照片幅面過(guò)大，可采用小幅面掃描后進(jìn)行圖像拼接的方式處理。

3.1.1.2  照片有底片，且底片質(zhì)量較好的，可采用底片掃描儀（膠片掃描儀）直接掃描底片轉(zhuǎn)化為圖像。

3.1.2  翻拍

沒(méi)有掃描設(shè)備的，可采用數(shù)碼相機(jī)翻拍照片。固定機(jī)身俯拍，不使用閃光燈。

3.2  色彩模式

采用彩色模式對(duì)照片進(jìn)行掃描和翻拍。

3.3  掃描分辨率

3.3.1  分辨率參數(shù)大小的選擇，應(yīng)確保掃描形成的圖像清晰、完整，能印制出與原件同等尺寸、圖像還原效果較好的照片，滿足照片復(fù)制、出版、展覽等多種檔案利用。

3.3.2  掃描照片時(shí)，掃描分辨率應(yīng)大于或等于600dpi。

3.3.3  掃描底片時(shí)，掃描分辨率應(yīng)大于或等于600dpi，可輸出尺寸不低于5×7英寸（12.70×17.78厘米）的照片。

3.4  翻拍像素

3.4.1  數(shù)碼相機(jī)翻拍像素的選擇，應(yīng)以翻拍形成的圖像清晰、完整，印制出來(lái)的照片與原件接近為宜。

3.4.2  數(shù)碼相機(jī)翻拍照片時(shí)，像素選擇應(yīng)高于600萬(wàn)像素。

3.5 數(shù)字化登記

登記照片檔案數(shù)字化的方式，掃描的分辨率或翻拍的像素，大幅照片分小幅數(shù)字化的分解文件個(gè)數(shù)等。在登記的同時(shí)注意核對(duì)數(shù)字化的照片張數(shù)是否與檔案整理登記的一致，發(fā)現(xiàn)漏掃或錯(cuò)掃時(shí)應(yīng)及時(shí)補(bǔ)掃（參見(jiàn)附表1）。

4  圖像處理

4.1  糾偏

對(duì)出現(xiàn)偏斜的圖像應(yīng)進(jìn)行糾偏處理，以達(dá)到視覺(jué)上感覺(jué)不偏斜為準(zhǔn)。對(duì)方向不正確的圖像進(jìn)行旋轉(zhuǎn)還原，以符合圖像瀏覽習(xí)慣。

4.2  裁邊

為縮小圖像文件容量，節(jié)省存儲(chǔ)空間，應(yīng)適當(dāng)去除掃描、拍攝形成的無(wú)內(nèi)容、多余的邊。

4.3  去污

對(duì)圖像中出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)，如污跡、灰塵、霉點(diǎn)等，在不影響原畫(huà)面的前提下應(yīng)進(jìn)行去除。

4.4  修復(fù)

在不影響照片原貌的前提下，適當(dāng)?shù)匦扪a(bǔ)圖像上原照片在保存過(guò)程中形成的裂痕、折痕、破損塊等。

4.5  圖像拼接

對(duì)大幅照片采用分小幅面掃描后，應(yīng)進(jìn)行拼接處理，合成為一個(gè)完整的圖像，拼接后應(yīng)與檔案原件核實(shí)，確保拼接無(wú)誤。

4.6  色彩調(diào)整

因照片保存、沖曬等原因，造成照片褪色、變色、偏色等情況，原則上不做技術(shù)處理。如出版、展覽等利用需要，可對(duì)圖像進(jìn)行色彩調(diào)整。泛黃的黑白照片可通過(guò)去色還原黑白，彩色照片則通過(guò)調(diào)整紅、藍(lán)、綠基色等方式取得合適的色彩效果。

5  圖像存儲(chǔ)

5.1  圖像存儲(chǔ)格式

5.1.1  圖像存儲(chǔ)格式應(yīng)選擇TIFF（G4）或JPEG格式。

5.1.2  如需要提供網(wǎng)絡(luò)查詢(xún)的圖像，應(yīng)在5.1.1的基礎(chǔ)上，采用圖像處理軟件，對(duì)圖像文件進(jìn)行批量轉(zhuǎn)換、壓縮、存儲(chǔ)。

5.1.2.1  原JPEG格式的圖像，壓縮為原文件大小的20%，圖像分辨率不變，存儲(chǔ)為JPEG格式。

5.1.2.2  原TIFF格式的圖像，先轉(zhuǎn)換為JPEG格式，按5.1.2.1的方法壓縮存儲(chǔ)。

5.1.3  提供網(wǎng)絡(luò)查詢(xún)，已轉(zhuǎn)換、壓縮的圖像文件，不能作為數(shù)字化數(shù)據(jù)備份存儲(chǔ)。

5.2  圖像文件的命名

5.2.1  以照片號(hào)命名該照片掃描、翻拍形成的圖像文件。

5.2.2  照片號(hào)格式：

格式一：全宗號(hào)—ZP—目錄號(hào)—案卷號(hào)（冊(cè)號(hào)）—張?zhí)?/p>

格式二：全宗號(hào)—ZP—年度—張?zhí)?/p>

格式三：全宗號(hào)—ZP—年度—類(lèi)別—張?zhí)?/p>

除全宗號(hào)中作為全宗屬類(lèi)代碼的漢字或英文、漢語(yǔ)拼音字母等原樣照錄外，各號(hào)均用阿拉伯?dāng)?shù)字表示，以“—”間隔，并固定位數(shù)以利排序。具體為：全宗號(hào)3位、目錄號(hào)3位、案卷號(hào)（冊(cè)號(hào)）4位、張?zhí)?位、年度4位、類(lèi)別2位。位數(shù)不足前補(bǔ)“0”，如“X001—ZP—001—0005—0078”。

ZP表示檔案載體類(lèi)型為照片。

5.2.3  為確保數(shù)據(jù)掛接的準(zhǔn)確性，圖像文件名應(yīng)與其機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)的照片號(hào)完全一致。

5.2.4  為了便于對(duì)圖像文件的管理和利用，應(yīng)建立相應(yīng)的文件夾。

5.2.4.1  傳統(tǒng)以案卷（冊(cè)）管理的照片檔案，每案卷

（冊(cè)）建立一個(gè)文件夾并以其案卷號(hào)來(lái)命名，命名方式應(yīng)與照片號(hào)一致，即“全宗號(hào)—ZP—目錄號(hào)—案卷號(hào)（冊(cè)號(hào)）”。

5.2.4.2  以歸檔照片方式管理的檔案，每年度建立一個(gè)文件夾，文件夾的命名方式與照片號(hào)一致，即“全宗號(hào)—ZP—年度”。

6  目錄建庫(kù)

6.1  數(shù)據(jù)格式

選擇通用的數(shù)據(jù)格式（DBF、TXT），能直接或間接地通過(guò)XML文檔進(jìn)行數(shù)據(jù)交換。

6.2  照片檔案著錄

按照《檔案著錄規(guī)則》（DA/T 18）、《廣西照片檔案目錄數(shù)據(jù)采集方案》、《廣西壯族自治區(qū)機(jī)關(guān)照片檔案整理規(guī)則（試行）》等要求進(jìn)行著錄，建立規(guī)范照片檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。

6.3  目錄數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查

質(zhì)量檢查可采用人工抽查或軟件自動(dòng)校對(duì)等方式，核對(duì)著錄項(xiàng)目是否完整、著錄內(nèi)容是否規(guī)范、準(zhǔn)確。為了保證目錄數(shù)據(jù)與圖像文件能夠正確掛接，檢查時(shí)要重點(diǎn)檢查照片號(hào)是否準(zhǔn)確、錄入的數(shù)據(jù)條目數(shù)與照片檔案的實(shí)際數(shù)量是否一致，發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)錯(cuò)錄、漏錄應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修改、補(bǔ)錄。

7  數(shù)據(jù)掛接

7.1  匯總掛接

數(shù)字化后形成的圖像數(shù)據(jù)庫(kù)，經(jīng)過(guò)質(zhì)量檢查確認(rèn)合格后，通過(guò)相應(yīng)的軟件與照片檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行批量掛接。

7.2  檢查掛接

數(shù)據(jù)掛接后，以照片檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)為依據(jù)，對(duì)掛接的圖像文件進(jìn)行檢查，核對(duì)圖像文件的內(nèi)容、照片號(hào)與目錄數(shù)據(jù)是否一致，發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤及時(shí)作出修正。

7.3  掛接登記

對(duì)匯總掛接及檢查掛接的情況進(jìn)行登記，對(duì)掛接錯(cuò)誤的注明錯(cuò)誤原因、處理辦法及修正結(jié)果。

8  數(shù)據(jù)驗(yàn)收

8.1  數(shù)據(jù)抽查

8.1.1  以抽查的方式檢查完成數(shù)字化的所有數(shù)據(jù)，包括目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、圖像文件及數(shù)據(jù)掛接的總體質(zhì)量。

8.1.2  同一批驗(yàn)收的照片檔案，抽查的比率不得低于5%。

8.2  驗(yàn)收指標(biāo)

8.2.1  照片目錄數(shù)據(jù)庫(kù)與圖像文件掛接錯(cuò)誤，圖像文件不完整、不清晰、有錯(cuò)誤等，為“不合格”。

8.2.2  同一批驗(yàn)收的檔案，質(zhì)量抽查合格率達(dá)到95%以上（含95%）時(shí)，可以驗(yàn)收“通過(guò)”。

合格率=抽查合格的文件數(shù)/抽查文件總數(shù)×100%

8.3  驗(yàn)收審核

驗(yàn)收“通過(guò)”的結(jié)論，必須經(jīng)過(guò)分管領(lǐng)導(dǎo)審核、簽字后才有效。

8.4  驗(yàn)收登記

對(duì)驗(yàn)收過(guò)程進(jìn)行詳細(xì)登記，以備查考（參見(jiàn)附表2）。

9  數(shù)據(jù)備份

9.1  備份要求

9.1.1  在檔案數(shù)字化的過(guò)程中,應(yīng)把每天形成的圖像文件數(shù)據(jù)備份到指定的計(jì)算機(jī)硬盤(pán)上。

每星期形成的圖像文件數(shù)據(jù)，除備份在計(jì)算機(jī)硬盤(pán)外，應(yīng)采用移動(dòng)硬盤(pán)等存儲(chǔ)設(shè)備脫機(jī)備份一套。

9.1.2  數(shù)據(jù)掛接并驗(yàn)收合格后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行成品備份。采用多套備份方式，存儲(chǔ)至脫機(jī)介質(zhì)上，備份介質(zhì)按優(yōu)先順序依次為：一次寫(xiě)光盤(pán)、磁帶、硬磁盤(pán)等,至少備份3套，并注意異地保存。

9.2  備份標(biāo)簽

數(shù)據(jù)備份后應(yīng)在相應(yīng)的備份介質(zhì)上做好標(biāo)簽，并簡(jiǎn)略說(shuō)明備份內(nèi)容和備份時(shí)間，以便查找和管理。

9.3  備份登記

對(duì)每次備份的內(nèi)容、數(shù)據(jù)格式、數(shù)據(jù)大小、文件數(shù)量、數(shù)據(jù)運(yùn)行平臺(tái)、備份時(shí)間、備份介質(zhì)、備份套數(shù)、備份人及數(shù)據(jù)存放位置等進(jìn)行記錄（參見(jiàn)附表3）。

10  數(shù)據(jù)管理

10.1  管理要求

加強(qiáng)對(duì)照片檔案數(shù)字化成果的管理，制定相應(yīng)的管理制度，對(duì)備份數(shù)據(jù)定期檢查,確保數(shù)據(jù)的安全、完整和長(zhǎng)期可用。

10.2  保管環(huán)境

10.1.1  數(shù)據(jù)備份介質(zhì)存放時(shí)應(yīng)遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)、強(qiáng)熱源，與酸堿等有害物質(zhì)隔離，并防止沾染灰塵和污垢。

10.1.2  數(shù)據(jù)備份介質(zhì)保管環(huán)境溫度為17℃～20℃，相對(duì)濕度為35%～45%。

10.2  保管要求

10.2.1  光盤(pán)應(yīng)單片裝盒，豎立存放，避免擠壓。不得擦洗、劃痕、觸摸其裸露處以及彎曲、擠壓、摔打盤(pán)片。

10.2.2  硬磁盤(pán)應(yīng)保持平直度，避免受到撞擊、震動(dòng)。

10.2.3  磁帶應(yīng)存放在磁帶柜內(nèi)。

10.3  檢測(cè)與維護(hù)

10.3.1  備份數(shù)據(jù)光盤(pán)每年進(jìn)行一次抽樣機(jī)讀檢測(cè)，進(jìn)行有效性、安全性檢查，抽樣率不低于10%，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取恢復(fù)措施。并每4至5年重新刻錄、備份數(shù)據(jù)。

10.3.2  磁帶、硬磁盤(pán)等磁性介質(zhì)每?jī)赡赀M(jìn)行一次抽樣機(jī)讀檢測(cè)，抽樣率不低于10%，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)修復(fù)、恢復(fù)數(shù)據(jù)，必要時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)遷移。

10.3.3  如原數(shù)據(jù)運(yùn)行的軟、硬件平臺(tái)發(fā)生改變，應(yīng)及時(shí)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行轉(zhuǎn)換，并做好備份。

10.3.4  做好數(shù)據(jù)檢測(cè)與維護(hù)過(guò)程的登記，數(shù)據(jù)檢測(cè)時(shí)應(yīng)說(shuō)明檢測(cè)方法、結(jié)果及處理措施，數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換時(shí)應(yīng)說(shuō)明數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換的原因及采取的轉(zhuǎn)換措施、轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)數(shù)量等。