（桂檔發(fā)〔2005〕23號）

第一章  總  則

第一條　為了加強對全區(qū)電子文件歸檔與管理工作，確保電子檔案的安全保管和開發(fā)利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《廣西壯族自治區(qū)檔案管理條例》、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等法規(guī)制定本辦法。

第二條　本辦法所稱的電子檔案是指按照一定歸檔要求，將整理好的具有保存價值的內(nèi)容信息、結(jié)構(gòu)信息、背景信息一并以數(shù)字形式存儲在磁性載體或光學載體上保存的電子文件。

第三條　本辦法所稱的電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。

第四條　本辦法適用于我區(qū)各級機關(guān)、團體。企事業(yè)單位和其他社會組織（以下簡稱單位）。

第二章  管理結(jié)構(gòu)和職責

第五條　各單位應(yīng)明確電子文件歸檔與管理的分管領(lǐng)導，明確職能部門負責人主管、檔案人員具體管理的管理體制。檔案人員應(yīng)忠于職守、遵守紀律，具備檔案專業(yè)知識和計算機相關(guān)知識，熟悉掌握本單位計算機系統(tǒng)的操作技能，并能積極主動地做好電子檔案的管理和利用工作。

第六條　各單位應(yīng)建立健全電子檔案管理制度和技術(shù)措施，做好電子文件歸檔與管理工作，對電子文件實行全程管理，確保電子檔案的真實性、完整性和有效性。

第七條　電子文件的形成、承辦、運轉(zhuǎn)等工作，由承辦部門負責，電子文件歸檔管理的日常監(jiān)督、指導和整理、保管、利用等工作，有檔案部門負責。

第八條　各單位的電子檔案與其它各種門類的檔案必須實行集中統(tǒng)一管理，積極提供利用，為單位各項工作服務(wù)。單位檔案部門要與業(yè)務(wù)部門相互兼容的計算機軟硬系統(tǒng)，保證電子文件的有效歸檔與管理。

第九條　各專業(yè)主管單位在統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理的原則下，必須對所屬單位和本專業(yè)系統(tǒng)的電子檔案工作進行監(jiān)督和指導。

第三章  歸檔范圍和保管期限的劃分

第十條　各單位在職能活動中產(chǎn)生的，具有參考和利用價值的電子文件均應(yīng)歸檔保存。

第十一條　電子文件歸檔范圍電子文件的歸檔范圍按照國家關(guān)于文件材料歸檔和不歸檔的范圍等業(yè)務(wù)規(guī)定執(zhí)行，主要包括：

（一）電子文件稿本及代碼

M－草稿性電子文件；U－非正式電子文件；F－正式電子文件。

（二）子文件類別及代碼

T－文本文件；D－數(shù)據(jù)文件；I－圖像文件；G－圖形文件；V－影像文件；A－聲音文件；P－計算機程序；O－多媒體文件。

（三）電子文件信息類型

1.文本文件：指用計算機處理技術(shù)形成的文字文件、表格文件等。歸檔時應(yīng)注明文件存儲格式和屬性，重點收集定稿電子文件和正式電子文件。

（1）定稿電子文件：用計算機起稿時形成的最后一稿草稿文件。對特別重要文件的歷次草稿需要保存時，每一稿應(yīng)加以標識以示區(qū)別。

（2）正式電子文件：指已修改、簽發(fā)完畢的定稿、能行使文件職能、注明正式文件文號的電子文件。

2.數(shù)據(jù)文件：指采用數(shù)據(jù)庫形成存在的具有文件屬性的記錄。

3.圖像文件：指用掃描儀、數(shù)碼相機等數(shù)字設(shè)備采集或制作的靜態(tài)圖像文件。

4.圖形文件：指采用計算機輔助設(shè)計或繪圖獲得的靜態(tài)圖形文件。

5.影像文件：指用數(shù)碼攝像機等視頻設(shè)備錄入的動態(tài)圖像文件。

6.聲音文件：指用音頻設(shè)備錄入并轉(zhuǎn)換為數(shù)字形式的文件。

7.計算機程序：指計算機使用的系統(tǒng)軟件、應(yīng)用軟件及軟件的版本等。

8.多媒體文件：指用計算機多媒體技術(shù)制作的文件，其中包含聲音、圖像、圖形、影像等兩種以上的復合信息形式。

（四）電子文件載體類型

電子文件載體主要分為磁性載體、光學載體兩種。磁性載體包括磁帶、軟磁盤、硬磁盤 光學載體包括只讀光盤、可寫入光盤、可擦寫光盤等。

第十二條　各單位電子文件的形成部門定期將具有憑證性、依據(jù)性和參考利用價值的電子文件制作脫機備份。需要永久、長期保存的電子文件，應(yīng)制作紙質(zhì)版本與電子文件同時歸檔；轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)版本的，及時歸入相應(yīng)門類檔案管理。

第十三條　歸檔電子文件的保管期限參照國家和行業(yè)有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第四章  電子文件的歸檔要求

第十四條　電子文件的歸檔方式包括邏輯歸檔和物理歸檔。邏輯歸檔指在計算機網(wǎng)絡(luò)上進行不改變原存儲方式和位置而實現(xiàn)的將電子文件的管理權(quán)限向檔案部門移交的過程。物理歸檔是指把電子文件集中下載到可脫機保存的載體上，向檔案部門移交的過程。邏輯歸檔可實時進行，物理歸檔按紙質(zhì)檔案的規(guī)定完成。各單位電子文件歸檔時，必須進行物理歸檔。具體做法按《廣西壯族自治區(qū)檔案管理系統(tǒng)》進行歸檔和管理。

第十五條　使用局域網(wǎng)的單位，電子文件歸檔報經(jīng)同級檔案行政管理部門同意后，實施歸檔，基本要求是：

（一）電子文件歸檔操作由具體經(jīng)辦人完成。

（二）檔案人員應(yīng)會同計算機系統(tǒng)管理人員設(shè)定查詢歸檔電子文件的權(quán)限。

（三）網(wǎng)絡(luò)管理人員應(yīng)把電子文件的物理地址存放在指定的計算機服務(wù)器上，并采取可靠的備份措施。

（四）歸檔電子文件要有文件產(chǎn)生及運行過程的元數(shù)據(jù)，即描述電子文件數(shù)據(jù)屬性的數(shù)據(jù)，包括文件的格式、編排結(jié)構(gòu)、硬件和軟件環(huán)境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等數(shù)據(jù)。

（五）局域網(wǎng)應(yīng)有可靠的安全措施，系統(tǒng)設(shè)備更新時，應(yīng)制定嚴密的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換辦法，確保數(shù)據(jù)準確無誤并能在新系統(tǒng)中運行；檔案人員應(yīng)參與設(shè)備更新時的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換工作，并做好更新記錄。

（六）電子文件歸檔后，檔案人員、網(wǎng)絡(luò)管理人員要及時清理計算機或網(wǎng)絡(luò)上重復的電子文件。

第十六條　局域網(wǎng)條件有限或沒有局域網(wǎng)的單位，電子文件采用物理歸檔方式，要求：

歸檔電子文件存儲的載體光盤、磁盤等介質(zhì)應(yīng)注明是否做檢毒和清毒處理；含有病毒或其它安全隱患的數(shù)據(jù)文件不得歸檔。

第五章  歸檔電子文件的整理

第十七條　歸檔電子文件的整理按《廣西壯族自治區(qū)電子文件整理規(guī)則》的規(guī)定進行。

第六章  電子檔案的移交

第十八條　電子文件的形成部門應(yīng)按規(guī)定將每年辦理完畢應(yīng)歸檔的電子文件向檔案部門移交。移交前，各承辦部門應(yīng)檢查電子文件的真實性、完整性和有效性，做到移交及時、數(shù)據(jù)完整、內(nèi)容準確、手續(xù)完備等。

第十九條　單位的檔案部門負責電子文件歸檔前的監(jiān)督、指導工作以及歸檔檢查驗收和歸檔后的整理、編目、保管、開發(fā)利用工作。檔案部門應(yīng)檢驗承辦部門移交的電子文件，做到外觀完好、整潔無損、稿本準確，記錄的字節(jié)數(shù)、檢索條目等著錄項目與登記一致，確保上機測試無病毒和準確率。

第二十條　各單位要按照國家和自治區(qū)的有關(guān)法律法規(guī)，定期向檔案館移交電子檔案，移交進館的電子檔案一式3套，一套封存保管，一套供查閱利用，一套異地保存。

第二十一條　撤并單位的電子檔案應(yīng)按規(guī)定向接管單位或檔案館移交。

第七章  電子檔案的保管

第二十二條　接收入庫的電子檔案，每兩年要抽檢一次，抽檢率不低于40%，發(fā)現(xiàn)問題要及時補救。

第二十三條　系統(tǒng)設(shè)備更新時，要及時對電子檔案進行遷移和備份。

第二十四條　對電子檔案的復制分為相同載體的原樣復制和不同載體的轉(zhuǎn)換復制。本辦法推薦采用的載體按優(yōu)先順序分別是：只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。禁用軟磁盤作為電子檔案保存的載體。

第二十五條　磁性載體上的電子檔案，每四年要復制一次。需要搶救的光盤應(yīng)及時復制，原載體保留時間不少于四年。

第二十六條　保管的電子檔案要采用專門的保護設(shè)備和保護技術(shù)手段進行保管。電子檔案載體應(yīng)直立存放于防磁、防光、防塵、防要害氣體的裝具中，溫度控制在17℃～20℃,相對溫度控制在35%～45%。

第八章  電子檔案的利用

第二十七條　電子檔案的提供利用要注意以下事項：

（一）查閱應(yīng)在許可范圍，并遵守保密規(guī)定。

（二）通過網(wǎng)絡(luò)查詢和利用要有安全保密防范措施和可靠的監(jiān)管保障。

（三）封存的電子檔案不得利用和外借。

第二十八條　到期銷毀的電子檔案，應(yīng)按檔案銷毀的有關(guān)規(guī)定進行，并確保載體與信息徹底銷毀。

第九章  附  則

第二十九條　本辦法由廣西壯族自治區(qū)檔案局負責解釋。
  第三十條　本辦法自公布之日起執(zhí)行。