桂經(jīng)職院字〔2023〕3號

各處室、二級學(xué)院、附屬中職：

為了保證學(xué)校檔案的完整，指導(dǎo)各部門做好文件材料的分類整理、立卷歸檔工作，避免出現(xiàn)“有文必檔”的現(xiàn)象，根據(jù)國家檔案局和教育主管部門的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本校的實(shí)際情況，學(xué)校制定了《廣西經(jīng)濟(jì)職業(yè)學(xué)院不需要?dú)w檔文件材料的范圍及其處理規(guī)定》，現(xiàn)印發(fā)執(zhí)行。

                                                                                                                          廣西經(jīng)濟(jì)職業(yè)學(xué)院

                                                                                                                             2023年3月6日

廣西經(jīng)濟(jì)職業(yè)學(xué)院

不需要?dú)w檔文件材料的范圍及其處理規(guī)定

為了保證學(xué)校檔案的完整，指導(dǎo)各部門做好文件材料的分類整理、立卷歸檔工作，避免出現(xiàn)“有文必檔”的現(xiàn)象，根據(jù)國家檔案局和教育主管部門的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本校的實(shí)際情況，制定本管理規(guī)定。

一、不需要?dú)w檔文件材料的范圍

（一）文書文件材料

1.上級單位制發(fā)的文件材料

（1）上級單位任免、獎(jiǎng)懲非本單位工作人員的文件。

（2）上級單位普發(fā)供參閱、不辦的文件材料。

（3）上級單位征求意見未定稿的文件（涉及學(xué)校利益和項(xiàng)目除外）。

2.本校制發(fā)的文件材料

（1）重份或復(fù)印多余的文件（存兩份，兩地備份）。

（2）無查考利用價(jià)值的事物性、臨時(shí)性文件。

（3）未經(jīng)會(huì)議討論，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的未生效文件、電子文檔草稿；一般性文件的歷次修改稿（定稿除外，重要領(lǐng)導(dǎo)、董事會(huì)領(lǐng)導(dǎo)簽字文件除外）。

（4）從正式文件、校園網(wǎng)、釘釘上摘錄的供工作參閱的非證明材料。

（5）無特殊保存價(jià)值的信封；一般性表態(tài)、詢問；提出一般性建議或意見的人民來信。

（6）校內(nèi)互相抄送的文件材料；不應(yīng)履行公文的行文；介紹信等。

（7）本校負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本校無關(guān)的文件材料（涉及學(xué)校利益和項(xiàng)目，如職業(yè)教育方面、民辦教育等除外）。

（8）為參考目的從各方面收集的文件材料（重大項(xiàng)目研究除外，成套存檔）。

3.同級單位的非隸屬單位制發(fā)的文件材料

（1）參加非主管單位召開的會(huì)議不需要貫徹執(zhí)行和無查考價(jià)值的文件材料。

（2）非隸屬單位抄送的不需要辦理的文件材料。

4.下級單位的文件材料

（1）下級單位送來備案的一般性文件材料。

（2）下級單位送來的參閱件。

5.沒有參加的一般性會(huì)議通知。

（二）基建文件和招投標(biāo)文件材料

1.工程的重份文件和重份圖紙等材料（存兩份，成套存檔）。

2.為工程設(shè)計(jì)、施工參考的抄件。

3.工程的預(yù)（結(jié)）算草稿等。

4.未中標(biāo)單位的投標(biāo)文件材料。

（三）聲像檔案材料

1.重份照片（存兩份），不反應(yīng)本校活動(dòng)的照片（但涉及學(xué)校主要負(fù)責(zé)人參加的各項(xiàng)活動(dòng)必須存檔）。

2.為娛樂目的購進(jìn)的錄音、錄像帶等。

（四）實(shí)物檔案

一般教職工的題詞和詩畫，以及各種簽名冊等（有參考價(jià)值的除外）。

二、不需要?dú)w檔文件材料的處理規(guī)定

（一）各部門每年在文書立卷歸檔和清退文件時(shí)，處理不需歸檔的文件材料。

（二）清理出的不需要?dú)w檔的文件材料應(yīng)加強(qiáng)管理，不要隨處堆放。如需要做資料保存的文件材料應(yīng)填寫目錄，組卷妥善存放。需要銷毀的文件材料要登記造冊，經(jīng)過部門領(lǐng)導(dǎo)和學(xué)院分管領(lǐng)導(dǎo)審批后方能銷毀。

（三）需要銷毀的文件中如有劃分密級的文件，必須按照國家和學(xué)校的有關(guān)保密規(guī)定辦理，同時(shí)做好登記造冊和領(lǐng)導(dǎo)審批工作。一般文書材料也可采用簡便方法進(jìn)行登記（如登記收發(fā)文號在收發(fā)文登記簿上加蓋“銷毀”戳）。

（四）凡需銷毀的文件材料經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后需報(bào)綜合檔案室備案后方可銷毀。無論采用什么方法銷毀，均應(yīng)指派兩名以上教職工監(jiān)督銷毀。

（五）銷毀文件清單、領(lǐng)導(dǎo)審批表（三方審核）、監(jiān)督銷毀人員簽章一式兩份，部門存一份，綜合檔案室存一份。