2011年11月15日下午，學(xué)院第二屆田徑運(yùn)動(dòng)會(huì)舉行籌備會(huì)議，研究部署第二階段工作。張赟院長、林炳寧處長、劉平處長等院領(lǐng)導(dǎo)和部門負(fù)責(zé)人王美算、梁加坡、黃鵬和各系部人員參加會(huì)議。

首先，林處長就第二階段籌備工作提出8項(xiàng)要求：1.各系部要在截止時(shí)間前，按時(shí)上報(bào)參賽人員。2.要科學(xué)合理地做好運(yùn)動(dòng)競賽的編排工作。3.檢查好所需要的各項(xiàng)體育器材、設(shè)施等。4.做好賽前的演練工作，賽前要演練1—2次。5.做好賽前的宣傳工作，營造氣氛，做好賽前、賽中、賽后的新聞報(bào)道工作。6.院辦、學(xué)工、各系部要做好運(yùn)動(dòng)會(huì)入場、開幕式、閉幕式等相關(guān)各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，要確定好頒獎(jiǎng)人員。7.做好獎(jiǎng)品、器材購買、用餐、飲水等相關(guān)費(fèi)用的預(yù)算。8.保證運(yùn)動(dòng)會(huì)期間學(xué)生的參會(huì)率。

張?jiān)洪L也在會(huì)上強(qiáng)調(diào)，相關(guān)部門要與氣象部門提前溝通聯(lián)系，做到心中有數(shù)，院辦要下發(fā)文件通知到位，教務(wù)部門要做好運(yùn)動(dòng)會(huì)期間的安排。他還著重強(qiáng)調(diào)了安全是第一位的大事，要從場地到體育器材逐項(xiàng)檢查落實(shí)，小到場地上的石塊或有玻璃都要細(xì)心清理掉。同時(shí)指出，為高質(zhì)量辦好運(yùn)動(dòng)會(huì)，要對(duì)裁判員、工作人員做好業(yè)務(wù)方面的培訓(xùn)。

會(huì)上，與會(huì)人員還就在班級(jí)增設(shè)文明獎(jiǎng)，運(yùn)動(dòng)會(huì)期間學(xué)生宿舍管理、仲裁委員會(huì)工作職責(zé)、場外啦啦隊(duì)等問題進(jìn)行了熱烈地討論。