1.文檔是指文書、檔案等原始的或電子的材料。文檔是本會工作信息的重要載體，本會提倡善用文檔，通過文檔獲取校內(nèi)外工作信息，汲取有益的工作經(jīng)驗。

2.院學生會人事檔案和業(yè)務文檔的管理由秘書處部負責，各部門允許保存與本部門工作相關的文檔副本。文檔管理部門應做好文檔的分類、保存等工作。

3.本會干部任職開始時，秘書處應為其設立人事檔案。人事檔案作為干部考核的參考材料。

4.各院系、各部門和各活動項目的承辦單位應為本會文檔管理做基礎工作，重視文件資料管理工作，指定專人負責文件資料管理工作。

5.各院系、各部門和各活動項目的工作計劃和總結(jié)是本會文檔的重要組成部分。各（系）院學生會和各部門應在每學期開學兩個星期內(nèi)把學期（學年）工作計劃送檔，應在每學期最后兩個星期前把學期（學年）工作總結(jié)送檔。本會主辦的各活動項目的承辦單位應在活動項目結(jié)束后一個星期內(nèi)把活動項目的計劃和總結(jié)一并送檔，并領取檔案材料入庫收據(jù)。送檔的資料須是常務委員會批復的資料。

6.送檔的資料應做到格式規(guī)范（紙張A4、上下頁邊距為2、85厘米、左右頁邊距為2、8厘米，標題使用三號、正文統(tǒng)用小四，字體宋體，行間距為固定值20鎊）、內(nèi)容完備、條理清楚，手寫的應用碳素墨水工整謄寫。

7.常委、文檔主管領導和當天值班干部可直接查閱業(yè)務文檔，其他人員在上述干部在場時可以查閱文檔。常委可直接查閱各部門干部的人事檔案，各部門負責人可查閱本部門干部的人事檔案。

8.因工作需要外借業(yè)務文檔的必須復印借出。

9.每學期末，文檔管理部門應清點文檔，督促借出人歸還。

10.各院系、各部門送檔的資料作為年度評優(yōu)等工作考評的參考材料。

11.本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行

廣西經(jīng)濟職業(yè)學院學生會

二〇〇九年四月二十二日