為確保學院辦公室和檔案室完成將文件材料收集、整理、分類，確保學院文件、檔案的完整，現辦公室將在2017年1月4日-8日繼續(xù)集中收集、整理2016年文件檔案，現請部門給予配合，具體要求通知如下：

 1、請各部門派一位人員清點本部門2016年接收到的教育廳、教育局文件，并于2017年1月6日前將上級文件（已經辦理并簽字的）及時交回學院辦公室梁琛處。

  2、請學院重要部門及時將學院重要文件移交到學院辦公室下屬的檔案室進行存檔，如：招生就業(yè)辦公室需要將2016年錄取學生的所有錄取大表原版（派專門人員復印一份留存招就辦后）于2017年1月6日前移交到學院檔案室，后勤、基建部門清點部門的2016年合同，如發(fā)現還沒有上交存檔的，（派專門人員復印一份留存本部門后）于2017年1月6日前移交到學院檔案室。

 3、各系、各處室2016年重要的合同、協(xié)議、各類上交教育廳的報表、年報（未上交的）也請（派專門人員復印一份留存本部門后）于2017年1月6日前移交到學院檔案室存檔。

 4、另，為完善學院辦公室的電子文件，請各系部、各部門將2016年的電子檔案按照（上報數據）、年度發(fā)文、年度報告和總結分文件夾整理好文件的電子版存放各部門電腦，學院辦公室和檔案室將從2017年1月6日開始對各部門的電子檔案進行檢查和收集。

                                       學院辦公室

                                    2016年12月30日